Solo quedan algo más de dos semanas para decir adiós al papel para el Documento de Control Administrativo del transporte de mercancías por carretera. A partir del próximo 5 de octubre será obligatoriamente electrónico. Nace así el DeCA, el Documento electrónico de Control Administrativo. Con la fecha ya a la vuelta de la esquina, repasamos qué es, qué cambia y qué hay que tener listo antes del plazo.
Qué es el DeCA
El DeCA no es un documento nuevo. Es el documento de control administrativo de siempre (regulado desde 2012 por la Orden FOM/2861/2012) en su versión digital. Debe acompañar cada envío de transporte público de mercancías por carretera y recoger los datos esenciales de la operación: cargador contractual, transportista efectivo, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, autorización especial (si procede), fecha del transporte, matrículas (incluido el remolque) y observaciones.
La obligación de digitalizarlo la fija la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que marca el 5 de octubre de 2026 como fecha límite.
Qué cambia a partir del 5 de octubre
Desde ese día, el documento de control, que hoy puede imprimirse, deja de ser válido en papel. Deberá emitirse como fichero electrónico en formato PDF nativo y no escaneado, con un código QR y una URL de descarga directa, según la Resolución de 5 de junio de 2026 que desarrolla las características técnicas. El conductor debe poder mostrarlo y la inspección verificarlo al instante en caso de inspección durante la ruta. A su vez, el documento debe guardarse por un periodo de un año.
Pero lo importante del DeCA no es si contiene un QR, es un PDF o si debe estar disponible online. Lo realmente importante es hacer una gestión digital de los datos que contiene el documento. Para ello es imprescindible
A quién obliga: responsabilidad solidaria y trabajo conjunto
La obligación recae sobre dos figuras: el cargador contractual (quien contrata el transporte) y el transportista efectivo (quien lo ejecuta). Ambos comparten una responsabilidad solidaria de base, ya que los dos responden sobre la existencia del documento y de que esté disponible antes de iniciar la ruta.
A partir de ahí, cada parte responde de sus propios datos: el cargador, de los datos del envío (identificación de las partes, mercancía, origen y destino) y el transportista, de los datos de ejecución (matrícula y fecha real de recogida). Quedan fuera de la obligación casos como las mudanzas, el traslado de vehículos averiados en grúas o la paquetería de bultos manejables por una persona.
Al tratarse de un documento en el que participan dos agentes, conviene ordenar de antemano cómo se completa entre las dos partes:
- Fijar quién lo genera por defecto: la normativa no fija quién debe emitirlo. En el contrato o en las condiciones de servicio con cada transportista o cargador habitual conviene acordar quién emite el documento en cada operación, sobre todo cuando hay subcontratación y la figura de cargador contractual y transportista efectivo cambia en cada eslabón de la cadena.
- Flujo recomendado: la clave para tener un buen flujo de trabajo es cómo suministramos la información. No es lo mismo enviar datos por email o WhatsApp que contar con sistemas interoperables que intercambian datos de forma directa sin necesidad de reintroducir nada. Es necesario analizar cada caso y establecer el flujo que más nos convenga en función de las herramientas de las que dispongamos.
- Dejar trazabilidad de cada aportación: registrar quién introdujo cada dato y en qué momento, ayuda a acreditar ante una inspección que el documento se emitió correctamente y que un eventual error o dato ausente correspondía a la otra parte.
- Compartir aplicación o interoperar: usar una plataforma común, o con conectores entre los sistemas de ambas partes, evita que cada empresa tenga que volver a introducir a mano los datos que ya aportó la otra.
Diferencias con la carta de porte y el eCMR
El DeCA no sustituye al contrato de transporte. Es un justificante administrativo para la inspección en carretera, mientras que la carta de porte es el documento contractual entre cargador y transportista.
Ahora bien, no hace falta duplicar el papeleo: una carta de porte digital que incluya los datos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 puede servir también como documento de control, sin necesidad de generar un DeCA aparte.
El eCMR, por su parte, pertenece a otro marco normativo (el convenio internacional CMR) y sigue sin ser obligatorio en España; solo cumple la función del DeCA si incorpora esos mismos datos españoles.
Cómo reducir la carga documental
La vía más eficiente pasa por integrar la generación del DeCA en los sistemas que ya se usan a diario. Si nuestro TMS o ERP no da soporte de forma nativa para la generación directa del DeCA, podemos conectar el sistema con una aplicación externa de gestión documental para que el fichero se genere automáticamente antes de iniciar el servicio, sin doble introducción de datos.
Otra opción, que ya hemos visto, es aprovechar la carta de porte digital como documento sustitutivo añadiéndole los campos exigidos en el DeCA y así evitar crear un documento extra para cada envío.
Pasos antes de la fecha límite
- Revisar qué operaciones de la empresa quedan sujetas a la obligación y cuáles están exentas.
- Elegir o validar la aplicación informática que generará el DeCA y comprobar que cumple los requisitos técnicos (PDF nativo, QR, URL sin credenciales, almacenamiento y preservación de documentos).
- Acordar con cargadores o transportistas con los que se trabaja quién aporta cada dato para evitar errores que generen responsabilidad cruzada.
- Determinar los flujos de trabajo.
- Preparar a los conductores para llevar y mostrar el documento en formato digital durante la inspección.
- Establecer el procedimiento de conservación del documento, al menos durante el plazo mínimo exigido.
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